Hinweisgebersystem

Jeder. Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße oder zu potenziellen Missständen abgeben.

Jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften, wie z.B. Verstöße gegen den WAREMA Verhaltenskodex, das Kartellrecht, umweltrechtliche Vorgaben und Pflichten, die Verletzung von Menschenrechten sowie Verdacht auf Korruption, Diebstahl, Unterschlagung, Diskriminierung oder Mobbing, Ungleichbehandlung, geltende Gesetze oder sonstige Vorgaben.

Die Beschwerden oder Meldungen können den direkten Geschäftsbereich, aber auch alle Zulieferer und Dienstleister von WAREMA entlang der gesamten Lieferkette betreffen.

Whistleblower-Telefon-Hotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an deutschen Feiertagen)

Per E-Mail an: compliance@atarax.de

Über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular:
https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal
Mit dem Link werden Sie an das Hinweisgeber-Portal der atarax Unternehmensgruppe weitergeleitet. Selbstverständlich wird bereits diese Weiterleitung nicht zurückverfolgt.

Schriftliche Meldung auf dem Postweg an:
atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach

Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.

Über alle anderen Kanäle werden schriftliche Meldungen in allen lebenden Sprachen angenommen und – sofern erforderlich – übersetzt.

Der Compliance-Bereich der WAREMA Group. Dieser fungiert als zentrale „Meldestelle“ im Unternehmen und erhält sämtliche Beschwerden und Meldungen – egal, wie sie gemeldet wurden. Die Mitarbeitenden der Meldestelle sind unparteiisch, fachlich ausgebildet und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.

Betrifft die Beschwerde einen Sachverhalt ohne Mitarbeiterfehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich oder einen Geschäftspartner der WAREMA Group entlang der Lieferkette, leitet der Compliance-Bereich die Beschwerde unverzüglich an die jeweils zuständige Stelle innerhalb der WAREMA Group weiter, die für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig ist. Bei Hinweisen auf Fehlverhalten oder Beschwerden gegen eigene Mitarbeitende übernimmt der Compliance-Bereich in Zusammenarbeit dem zuständigen Personalbereich die weitere Bearbeitung.

WAREMA wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit Ihnen mögliche offene Fragen zu klären. Wir werden Ihre Beschwerde mit Ihnen erörtern, sofern das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) uns dazu verpflichtet und wir Sie kontaktieren können.

Nach Eingang der Meldung oder Beschwerde wird diese sorgfältig auf Plausibilität geprüft. Sobald dies erfolgt ist und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß, werden weitere Maßnahmen eingeleitet, z.B. in Form einer konkreten internen Untersuchung oder weiteren Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen, wie beispielsweise Verbesserung interner Prozesse oder Einführung zusätzlicher Vorgaben.

Dabei werden alle Informationen stets im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Darüber hinaus wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet. Bitte beachten Sie, dass Hinweise bzw. Beschwerden dokumentiert werden..

Beim Vorliegen Ihrer Kontaktdaten und sofern dies erforderlich sein sollte, werden Sie entsprechend gesetzlicher Vorgaben über den Sachverhalt und über den Gang des Verfahrens informiert.

An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle selbstverständlich vertraulich und, sofern es die nationalen rechtlichen Vorgaben zulassen, nach Wunsch auch ohne Nennung Ihres Namens abgegeben werden.

Es ist uns überaus wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln und Sie als meldende Person zu schützen. Demnach werden mitgeteilte Informationen nur dann weitergegeben, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist, und nur an die Personen bzw. Verantwortliche, die mit der Bearbeitung der Meldung betraut sind.

Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.

Ja. Jede Beschwerde und Meldung, die uns erreicht, nehmen wir ernst. Der Compliance-Bereich prüft, ob die Beschwerde oder Meldung genügend Informationen enthält, um eine weitere Sachaufklärung durchzuführen. Sollte die Meldestelle weitere Informationen benötigen, wird sie - sofern möglich - mit Ihnen in Kontakt treten.

Ja, nach dem Eingang Ihrer Beschwerde oder Meldung bei WAREMA erhalten Sie umgehend, sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle.

Ja. WAREMA toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien gegen meldende Personen!

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie oder andere Personen wegen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie bitte WAREMA unverzüglich über einen der beschriebenen Meldewege.

Für eine zügige Bearbeitung der Beschwerde oder Meldung ist die Schilderung des Sachverhalts möglichst mit folgenden Angaben sinnvoll:

• Was ist passiert? Konkrete Beschreibung des Vorfalls und Kontext – je detaillierter, desto besser.
• Wo ist es passiert? Gesellschaft, Bereich, Abteilung, etc.
• Wann hat sich der Vorfall ereignet? Dauert der Verstoß noch an? Datum bzw. Zeitraum, Uhrzeit
• Wer sind die betroffenen bzw. geschädigten Personen?
• Gibt es Belege für den Vorfall? Fotos, Videos, Dokumente, mögliche Zeugen, etc.
• Wurde jemand anderes bereits über den Vorfall informiert?
• Wie soll der weitere Kontakt mit Ihnen zu dieser Meldung sein?

Die vorgenannten Informationen erleichtern und beschleunigen eine sachgerechte Bearbeitung einer Beschwerde. Die Auflistung ist daher eine Hilfestellung bei der Formulierung einer Beschwerde oder Meldung. Es ist indes keine Voraussetzung für die Bearbeitung.